Andrzej Wojcieszak, Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie i w łańcuchu dostaw

Problematykę, z którą zmierza się w pracy streszcza autor następująco: oddalanie się wytwórców towarów od rynku zbytu, rozwój specjalizacji w zakresie czynności związanych z obrotem towarowym i rozwój techniki handlu spowodowały narastanie liczby dokumentów świadczących o spełnieniu określonych obowiązków lub niezbędnych warunków przez strony uczestniczące w transakcji. Istnienie niektórych dokumentów (tzw. tytularnych) pozwala przekazać prawo własności towaru. Towar może więc kilkakrotnie zmienić właściciela, od chwili wysłania do chwili, kiedy dotrze do miejsca przeznaczenia. Dokumenty stanowią podstawę do dokonania zapłaty za towar, nawet przed naocznym stwierdzeniem jego dostarczenia do ustalonego miejsca, można bowiem uznać, że potwierdzają one wykonanie świadczenia towarowego. Mówi się w związku z tym, że współczesny handel zagraniczny ma charakter handlu „za dokumentami”, podczas gdy w przeszłości miał on charakter handlu „z ręki do ręki”. Wypełnianie dużej liczby dokumentów zwiększa pracochłonność transakcji. W związku z tym są prowadzone różne działania mające na celu ujednolicenie dokumentów. Przykładem historycznym ujednolicenia dokumentów było opracowywanie przez zrzeszenia kupieckie typowych kontraktów. Obecnie do tych działań włączają się organizacje międzynarodowe. Wykorzystanie komputerów przy opracowywaniu informacji handlowych, automatycznym księgowaniu i przygotowywaniu typowych materiałów ofertowych przyczyniło się do ujednolicenia najważniejszych, a zarazem powtarzających się pod względem formy, elementów dokumentów transakcyjnych. Ujednolicenie i uproszczenie dokumentów handlowych tylko w pewnym stopniu ograniczają liczbę czynności związanych z ich sporządzaniem. Nadal więc pochłaniają one znaczną część czasu pracy handlowców i?innych pracowników przedsiębiorstw oraz instytucji uczestniczących w realizacji transakcji handlu zagranicznego. W czasach niepewności gospodarczej pojawia się wiele szans rozwojowych. Inwestorzy poszukujący nowych obszarów wzrostu, perspektyw rozwoju oraz nowych źródeł przychodów podejmują decyzje o akwizycji innych podmiotów. Decyzje te obarczone są wysokim ryzykiem związanym z ograniczonym dostępem do informacji o przedmiocie planowanej transakcji. Rzetelna i wiarygodna informacja zapewnia efektywność i bezpieczeństwo przebiegu procesów logistycznych. Mało która firma, nie będąca urzędem, ma dobrze zorganizowany system obiegu dokumentów. Owszem, dokumenty księgowe, a konkretnie: dowody księgowe, są z reguły dobrze zarządzane ale to efekt wymagań prawa w tym obszarze. Dobrze jest nie raz także z umowami, ale tu także mamy wymogi prawne (Umowa jako dokument jest tak samo ważnym dowodem jak np. faktura). Pozostałe dokumenty (oferty, zapytania, pisma do klientów itp.) to w większości firm „towar uboczny”.